Městská knihovna Choceň věnuje ochraně osobních údajů svých uživatelů náležitou pozornost. Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu potřebném pro poskytování knihovnických, informačních a dalších služeb, ochranu knihovního fondu a majetku a plnění zákonných povinností.
Při zpracování osobních údajů postupujeme v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy České republiky. Podrobnější pravidla využívání služeb knihovny upravuje také Knihovní řád Městské knihovny Choceň.
Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je:
Město Choceň
Jungmannova 137, 565 01 Choceň
IČO: 002 78 955
E-mail: info@knihovnachocen.cz
Osobní údaje související s poskytováním knihovnických služeb zpracovává Městská knihovna Choceň.
Jaké osobní údaje zpracováváme
Řadu služeb knihovny může využívat každý bez nutnosti registrace. Pro poskytování některých služeb však potřebujeme znát totožnost konkrétního uživatele. Jde především o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny, správu čtenářského konta, rezervace a další služby registrovaným čtenářům.
V souvislosti s registrací a využíváním služeb můžeme zpracovávat zejména:
- povinné identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození a adresa trvalého pobytu,
- kontaktní údaje – doručovací adresa, e-mailová adresa a telefonní číslo,
- služební údaje – číslo čtenářského průkazu, údaje o výpůjčkách a jejich historii, rezervacích a upomínkách,
- účetní údaje související s provedenými peněžitými transakcemi,
- další údaje potřebné pro poskytování konkrétních služeb nebo uplatnění příslušných podmínek, například údaj o průkazu ZTP nebo čerpání mateřské či rodičovské dovolené.
U čtenářů mladších 15 let zpracováváme také potřebné identifikační údaje jejich zákonného zástupce.
Kontaktní údaje, jako je e-mailová adresa nebo telefonní číslo, slouží především ke snadnější komunikaci mezi knihovnou a čtenářem. Jejich poskytnutí je dobrovolné a není podmínkou využívání základních knihovnických služeb.
Uživatel by měl knihovně případnou změnu svých identifikačních nebo kontaktních údajů oznámit bez zbytečného odkladu.
Proč osobní údaje potřebujeme
Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem poskytování knihovnických, informačních a dalších služeb, vedení čtenářského konta, evidence výpůjček a rezervací, komunikace se čtenáři a ochrany knihovního fondu a majetku.
Zpracování údajů registrovaných čtenářů vychází zejména ze smluvního vztahu, který vzniká registrací uživatele do knihovny, z povinností stanovených právními předpisy a z oprávněných zájmů souvisejících s poskytováním a ochranou služeb knihovny.
Čtenářské konto a historie výpůjček
Registrovaní čtenáři mohou část svých údajů a informací souvisejících s využíváním služeb knihovny zobrazit ve svém čtenářském kontě v on-line katalogu. Zde mohou být dostupné například informace o aktuálních a historických výpůjčkách nebo rezervacích.
Historie výpůjček může být uchovávána pro poskytování této služby čtenářům a pro případné řešení sporných situací. S dotazy nebo žádostmi týkajícími se uchovávání historie výpůjček se můžete obrátit přímo na pracovníky knihovny.
Osobní údaje získané prostřednictvím webových stránek
Při používání webových stránek knihovny mohou být zpracovávány také osobní údaje, které nám sami poskytnete prostřednictvím formulářů, e-mailu nebo jiné elektronické komunikace.
Tyto údaje používáme pouze k účelu, pro který byly poskytnuty – například pro vyřízení dotazu, požadavku, přihlášení na akci nebo jiné požadované služby – případně k plnění povinností vyplývajících z právních předpisů.
Pokud při provozu webových stránek nebo knihovních služeb využíváme externí poskytovatele technických či jiných služeb, mohou mít k osobním údajům přístup pouze v nezbytném rozsahu a za podmínek stanovených právními předpisy a příslušnými smlouvami.
Kde osobní údaje uchováváme
Osobní údaje čtenářů jsou vedeny v knihovním informačním systému Koha, který je provozován na serveru Městské knihovny Ústí nad Orlicí na základě příslušného smluvního vztahu.
Pro technické zajištění zasílání SMS zpráv čtenářům knihovna využívá službu SMSbrána.cz.
Osobní údaje však nezpracováváme pouze elektronicky. Papírové přihlášky čtenářů a další písemné dokumenty obsahující osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečených prostorách tak, aby k nim neměly přístup nepovolané osoby.
Jak osobní údaje chráníme
Knihovna přijímá odpovídající technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů.
Přístup k údajům mají pouze zaměstnanci, kteří je potřebují pro plnění svých pracovních povinností. Přístup k elektronickým údajům je chráněn prostřednictvím uživatelských účtů, hesel a nastavených přístupových práv. Komunikace s knihovním systémem probíhá zabezpečeným způsobem a uživatelská hesla nejsou ukládána v otevřené podobě.
Písemné dokumenty obsahující osobní údaje jsou uchovávány tak, aby k nim neměly přístup neoprávněné osoby.
K ochraně svého čtenářského konta můžete přispět také sami. Neposkytujte svůj čtenářský průkaz ani přihlašovací údaje jiným osobám a při podezření na prozrazení hesla si nastavte heslo nové.
Jak dlouho osobní údaje uchováváme
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který jsou zpracovávány, a následně podle příslušných právních předpisů a Spisového a skartačního řádu Města Choceň.
Po skončení příslušné doby uchování jsou osobní údaje bezpečně zlikvidovány nebo anonymizovány. Anonymizované údaje již není možné spojit s konkrétním uživatelem a mohou být dále využívány například pro statistické účely.
Pokud uživatel nemá vůči knihovně žádné nesplněné závazky a nepřeje si nadále využívat její služby, může se na knihovnu obrátit se žádostí týkající se dalšího zpracování svých osobních údajů. Možnost jejich výmazu se vždy posuzuje s ohledem na právní důvody a povinnosti, které se na jejich uchování vztahují.
Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek stanovených GDPR zejména právo na přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování a právo vznést námitku proti zpracování . V případech stanovených právními předpisy můžete uplatnit také další práva související se zpracováním osobních údajů.
Na požádání vám může knihovna poskytnout kopii zpracovávaných osobních údajů nebo umožnit náhled do přihlášky čtenáře a dalších dokumentů, které o vás uchovává.
Žádosti týkající se ochrany osobních údajů vyřizujeme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce od jejich obdržení, v souladu s pravidly GDPR.
S dotazy nebo žádostmi týkajícími se osobních údajů se můžete obrátit na Městskou knihovnu Choceň na e-mailu info@knihovnachocen.cz nebo na správce osobních údajů – Město Choceň.
