Tato stránka popisuje způsob, jakým Městská knihovna Choceň nakládá s osobními údaji. Úplné informace o ochraně osobních údajů naleznete v Knihovním řádu Městské knihovny. Nakládání s osobními údaji odpovídá požadavkům Nařízení (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (GDPR), které nabývá účinnosti 25. 5. 2018.

Jak knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů

Městská knihovna Choceň zpracovává ty osobní údaje uživatelů, které potřebuje pro poskytování svých služeb. Osobní údaje zpracováváme v souladu s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.

Jaké údaje zpracováváme a k čemu je využíváme

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny a navazující služby (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček). Tyto adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.

Údaje pro poskytování služeb

Pro půjčování dokumentů mimo prostory knihovny potřebujeme tyto základní identifikační údaje čtenáře: jméno, příjmení, datum narození a adresu.

U čtenářů do 15 potřebujeme základní údaje i o jejich zákonném zástupci. Tyto základní identifikační údaje jsou používány k vedení knihovnických agend tak, aby bylo umožněno poskytování knihovnických a informačních služeb podle Knihovního zákona č. 259/2001 Sb. a aby byla zabezpečena ochrana knihovního fondu.

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro snazší komunikaci mezi čtenářem a knihovnou. Čtenář je poskytuje knihovně dobrovolně. Tyto údaje tedy nejsou podmínkou k poskytování služeb. Poštovní adresu používáme k případnému upomenutí čtenářů při nevrácení výpůjček v termínu.

Historii výpůjček čtenářů uchováváme pro případné řešení sporných situací a pro poskytnutí čtenářské historie našim uživatelům. V případě, že čtenář nechce historii výpůjček uchovávat, může o její odstranění požádat pracovníky knihovny.

Kde své údaje můžete prohlížet

Své údaje naleznete ve čtenářském kontě v on-line katalogu. Nacházejí se zde všechny námi evidované informace o vaší osobě, včetně aktuálních i historických výpůjček a rezervací.

Máte samozřejmě také právo na získání přehledu o osobních údajích zpracovávaných knihovnou. Tento přehled může být zpracován i ve strojově čitelné podobě, budete-li si to přát. S žádostmi se obracejte na vedoucí knihovny na e-mailové adrese info@knihovnachocen.cz.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se aktivně snaží udržovat údaje čtenářů aktuální a během obnovení registrace se vždy budeme čtenářů ptát na platnost evidovaných údajů. Změnu v údajích, a to především kontaktních, nám ale samozřejmě můžete oznámit kdykoliv.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu platnosti registrace, prodlouženou o tři roky. Pokud si čtenář registraci prodlouží v tomto období, bude mu tak zachována historie jeho výpůjček. Po uplynutí této doby knihovna údaje anonymizuje – tedy odstraní osobní údaje i propojení výpůjček na konkrétního čtenáře. Knihovna tak data bude moci použít pouze ke statistickým účelům. Pokud již nebudete chtít využívat služeb knihovny, můžete o anonymizaci požádat i dříve, a to písemnou formou.

Kde údaje uchováváme a jak jsou zabezpečeny

Osobní údaje čtenářů jsou uchovávány v otevřeném knihovním informačním systému Koha, který provozuje knihovna na serveru Městské knihovny Ústí nad Orlicí na základě příslušné smlouvy. Při technickém zabezpečení posílání SMS zpráv čtenářům využíváme službu SMSbrána.cz.

Do knihovního systému mají přístup pouze zaměstnanci knihovny v rámci plnění svých pracovních povinností. Veškerá komunikace na server s knihovním systémem probíhá šifrovaně. Hesla uživatelů jsou ukládána šifrovaná jednosměrnou šifrou. Papírové podklady (přihlášky čtenářů) jsou uložený v uzamčených prostorách.

Vaše osobní údaje v bezpečí pod kontrolou

Knihovna věnuje neustálou pozornost zabezpečení vašich osobních údajů. A to jak na technické, tak procesní úrovni. Přispět však můžete velkým dílem i sami. Například tím, že neumožníte využití vašeho čtenářského průkazu jinou osobou nebo tím, že své přihlašovací údaje budete držet v tajnosti. V případě podezření na prozrazení hesla doporučujeme vygenerovat/nastavit nové. Lze to provést po přihlášení do čtenářského konta kliknutím na volbu "Změnit heslo".